2018年3月21日水曜日

指定した日時にメールを自動的に送信する~Right Inbox for Gmailの使い方

標準のGmailには、日時を指定してメールを送信する機能はありません。たとえば、「○月○日 09:00にメールを送信する」といった処理はできないのです。

しかし、Google Chromeを使っているなら、「Right Inbox for Gmail」という拡張機能を使うことで、それが可能になります。ここでは、「Right Inbox for Gmail」の具体的な使い方を説明します。利用するには、まず、Google Chromeに「Right Inbox for Gmail」をインストールします。

1.「Right Inbox for Gmail」 のページで[CHROMEに追加]ボタンをクリックする。














Google Chromeへのインストールが完了すれば、すぐに「Right Inbox for Gmail」を利用できます。利用方法は次のとおりです。

1.左上の[作成]ボタンをクリックする。



2.送信のウィンドウが表示されたら、通常の送信メールと同様に宛先(To)、件名、本文などを設定する。


3.左下の[Send Later]ボタンをクリックする。
4.表示されたメニューで[At a specific time]を選択する。


5.日時を指定する画面が表示されるので、[Select date]にカーソルを置いて、カレンダーから日付をクリックする。


6.[time]にカーソルを置いて、時間を指定する。


7.[timezone(optional)]にカーソルを置いて、タイムゾーンを指定する。日本の場合は、「(GMT+09:00) Osaka,Sapporo,Tokyo」を選択する。


8.日時とタイムゾーンを指定したら[Schedule]ボタンをクリックする。


9.画面上に「Please wait,scheduling is in progress.」とメッセージが表示され、数秒経過すると「Your email has been scheduled」という表示に変わったあと消える。これで設定は完了だ。あとは、何もしなくても指定した日時にメールが自動的に送信される。



◆HINT 送信日時を編集する
日時を指定して送信したメールには「下書き」ラベルが付き、左側で[下書き]を選択すると表示されます。クリックすると再びメール作成のウィンドウが開きます。ここで[Send Now]ボタンをクリックするとすぐに送信され、[Send Later]ボタンをクリックすると送信日時を編集することができます。
▼「下書き」ラベルが付く。

▼クリックするとメール作成のウィンドウが開き、すぐに送信したり、送信日時を編集したりできる。

◆HINT 無料で送信できるのは10通/月
「Right Inbox for Gmail」では、月に10通までのメールは無料で送信できます。それを超えるメールを日時指定して送信するには、有料プランに申し込む必要があります。有料プランは月払いと年払いがあり、クレジットカードで支払えます。
▼月に10通以上のメールを送信する場合は、有料プランを利用する必要がある。

今回のRight Inbox for Gmailの使い方は、いかがでしたか? じつは、今回の記事を書くに当たって、何回も動作を確認しているうちに、無料で利用できる月に10回までの制限をオーバーし、無料の枠を使い切ってしまいました。

原稿のアップなどでよく利用しているので、「これはマズい」と、せっかくなので有料プランに申し込みました。月払いだと毎月$7.95で、年払いだと月あたり$5.95×12ヶ月分の一括払いになります。仕事で活用することも考えて、年払いにしました。円だと税込みで約8000円くらい。どんどん使っていきたいと思います。

というわけで、以後、本ブログの画像には、「Send Later」ボタンが当たり前のように表示されると思いますので、よろしく。


2018年3月19日月曜日

メールの送信を取り消すには

メールの誤送信は、情報漏洩の大きい原因です。個人情報などの機密情報の含まれたメールを、メールアドレスを間違って送ってしまうと、場合によっては取り返しのつかない事故につながってしまいます。

こうしたミスを防ぐために、Gmailにはメールの送信を取り消す機能が用意されています。具体的には、メールを送信した直後から、最大30秒以内であれば、メールの送信を取り消すことができます。この機能を利用するには、機能を有効にして、取り消せる秒数を指定します。

ここでは、送信を取り消す機能を有効にして、実際に取り消す操作を説明します。

1.[設定]をクリックしてメニューを開く。
2.[設定]を選択する。



3.[全般]タブを選択する。
4.[送信取り消し]の[取り消せる時間]のリストから、秒数を指定する。「5秒」「10秒」「20秒」「30秒」から選択できる。


5.設定画面のいちばん下にある[変更を保存]をクリックする。


6.メールを送信すると、画面左下に「メールを送信しました。 取り消し メッセージを表示」と表示される。取り消す場合は「取り消し」をクリックする。なお、「取り消し」は手順4で指定した秒数だけ表示される。


7.送信が取り消されて、メール作成のウィンドウに戻る。


◆HINT 指定した秒数が経過すると取り消せない
指定した秒数が経過すると、画面左下のメッセージから「取り消し」の文字が消えて、送信を取り消すことはできなくなります。いったんメールが送信されてしまうと、取り消すことは不可能になりますので、メールの誤送信にはくれぐれも注意してください。


2018年3月2日金曜日

メールを検索する

Gmailでは、メールをキーワードで検索し、絞り込むことができます。検索の対象になるのは、メールの件名や本文などの情報すべてです。Googleのキーワード検索と同様に、メールに含まれている文字を入力するだけで、高速に絞り込むことができます。

1.受信トレイの上部にある検索ボックスをクリックする。



2.検索したいキーワードを入力する。入力すると、検索キーワードの候補およびキーワードを含むメールのリストが表示される。リストに目的のメールがある場合は、ここですぐ選択してもよい。キーワードをすべて入力したら[Enter]キーを押す。



3.件名や本文に、入力したキーワードの含まれるメールが絞り込まれて表示される。
4.確認したいメールをクリックする。



5.メールの本文が表示され、指定したキーワードがマーカー付きで表示される。



◆HINT 検索一覧に戻る
メールの内容を表示した状態で「受信トレイ」をクリックすると、絞り込み状態が解除されます。検索結果の一覧に戻るには、左上の[検索結果に戻る]をクリックしてください。 
▼検索結果の一覧に戻るには[検索結果に戻る]をクリックする。

◆HINT 複数のキーワードで検索する
複数のキーワードをスペースで区切って入力すると、各キーワードをすべて含むメールが検索されます。

◆HINT 詳細な条件を設定してメール検索する
検索ボックス右端の[▼]をクリックすると、検索の条件を設定するパネルが表示されます。ここでは、[From]で特定のユーザーからのメールを検索したり、添付ファイルの有無、特定の日付や期間を条件にしてメールを検索することができます。