2018年5月6日日曜日

GmailからToDoリストを利用する


ToDoリストは「実行すべきこと」のリストです。通常は、「○月○日までに資料を作成する」「○月○日までにAさんに連絡する」というように、実行すべきことと期日をワンセットにして登録します。この情報を「タスク」と呼びます。

Gmailでは、このToDoリストを活用できます。具体的には、タスクを登録してToDoリストとして表示し、完了したタスクを個別に「完了済み」にできます。

タスクの登録方法は次のとおりです。

1.右側にある[ToDoリスト]のアイコンをクリックする。



2.[タスクを追加]をクリックする。



3.実行すべき内容を入力できる状態になる。



4.実行すべき内容を入力する。
5.右端の鉛筆のアイコンをクリックする。



6.必要であれば、[詳細を追加]をクリックして詳しい情報を入力する。不要なら省略してもかまわない。
7.[期限を追加]をクリックする。



8.期限となる日付をクリックして指定する。なお、指定できるのは日付だけで時刻は指定できない。



9.左上の[←]をクリックする。



10.新しいタスクがされた。


登録したタスクは、マウスポインタを合わせたとき右側に表示される鉛筆のアイコンをクリックすれば、いつでも内容を変更できます。

完了したタスクに対しては、次のように操作して「完了済み」にします。

1.ToDoリストの一覧で、完了したタスク左端の○マークにマウスポインタを合わせ、チェックマークに変わったらクリックする。



2.そのタスクが完了済みになってToDoリストから消える。



なお、完了済みにしたタスクは「完了済み(○件)」と表示されている箇所をクリックすると表示されます。もしも誤って完了済みにしてしまった場合は、左端のチェックマークをクリックすれば、先頭が○マークに変わって未完了の状態に戻ります。

また、完了済みのタスクを削除するには、完了済みタスクにマウスポインタを合わせ、右端のゴミ箱のアイコンをクリックすれば、削除されて完全に消えます。


▼「完了済み(○件)」と表示されている箇所をクリックすると、完了済みのタスクが一覧表示される。タスクには取り消し線が引かれている。



▼先頭のチェックマークをクリックすると未完了に戻る。



▼右端のゴミ箱のアイコンをクリックするとタスクが削除される。



◆HINT サブタスクを追加できる
タスクの登録画面で[サブタスクを追加]をクリックすると、タスクの下にサブタスクを登録できます。たとえば「プレゼン発表」というタスクの下に「資料作成」「資料配付」「リハーサル」といったサブタスクを追加するといった使い方ができます。この場合、親のタスクを「完了済み」にすると、サブタスクも自動的に「完了済み」になります。
▼タスクには、下位のサブタスクを追加することもできる。

◆HINT GmailのToDoリストの効果的な使い方
GmailのToDoリストでは、タスクにアラーム等を設定する機能はないようです。したがって、タスクの1日前や1時間前にメールで連絡したり、メッセージを表示するといったことはできません。このため、ToDoリストを活用する場合は、右側にToDoリストを常時表示し、実行すべきタスクがつねに目に入るようにしておくとよいと思います。

◆HINT GmailのToDoリストを単体起動する
GmailのToDoリストは、以下のリンクをクリックすると、単体で起動することもできます。
https://mail.google.com/tasks/canvas
これは、ToDoリストの単体のWebアプリケーションです。Gmailからは利用できない機能も使えるので、興味のある方はいろいろと試してみてください。なお、ユーザーインターフェイスは、あまり洗練されているとはいえない感じです。
▼上記リンクをクリックすると、ToDoリストを単体のWebアプリケーションとして起動できる。

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