2018年7月9日月曜日

メールをアーカイブする

Gmailでは、メールを「アーカイブ」できます。アーカイブとは、読み終わって、それほど重要ではなくなったメールを見えなくする機能です。重要性の下がったメールを、箱や書棚に片付けてしまうイメージですね。実際に、アーカイブしたメールは受信トレイから消えて、表示されなくなります。

ただし、アーカイブしてもメールは削除されません。また、検索の対象にもなるので、キーワード検索でヒットすると出てきます。なので、片付けはするけれど、情報としては保存して活用するよ、ということです。

メールをアーカイブするには、メール一覧でメールにマウスポインタを合わせ、右端に表示される[アーカイブ]をクリックしてください。

複数のメールをまとめてアーカイブするなら、メール一覧で先頭をチェックして選択し、画面上にある[アーカイブ]をクリックします。

メールの本文を表示した状態なら、画面上の[アーカイブ]アイコンをクリックすれば、そのメールをアーカイブできます。

スマホ版のGmailアプリの場合は、メール一覧でメールを右または左にスワイプするとアーカイブできます。

特定のメールをアーカイブする方法:メール一覧でメール右端の[アーカイブ]をクリックする。



複数のメールをまとめてアーカイブする方法:メール一覧で先頭をチェックしてメールを選択したあと、画面上の[アーカイブ]をクリックする。



本文を表示したメールをアーカイブする方法:メール本文を表示した画面では、画面上の[アーカイブ]をクリックする。



スマホアプリでメールをアーカイブする方法:メール一覧でメールを右または左にスワイプする。


不要なジャンクメールなら、どんどん削除すればよいのですが、仕事関連で残しておいた方がいいメール、削除するのがためらわれるようなメールは、アーカイブしておくとよいと思います。

Gmailのメールは、いわば個人や仕事のデータが蓄積されたデータベースです。データベースの世界では、頻繁に利用するデータを「ホットデータ」(熱いデータ)、あまり利用しなくなったデータを「コールドデータ」(冷めたデータ)と呼んだりしますが、アーカイブは「ホットデータ」を「コールドデータ」に移行する作業だといえます。

必ず使わなければならない機能というわけではありませんが、うまく活用すると、受信トレイをスッキリ活用できると思います。

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