2018年8月2日木曜日

情報保護モードの使い方1:情報保護モードを有効にしてメールを送る/受信する

Gmailには、「情報保護モード」と呼ばれる特殊なモードが用意されています(新しいGmail で利用できます)。メールを送信するとき、情報保護モードを有効にして送信すると、受信側は以下の処理ができません。

・メールの転送
・メールのテキストのコピー、貼り付け
・添付ファイルのダウンロード
・印刷

また、送信する側は、メールに有効期限を設定したり、2段階認証を設定したりすることもできます。

なお、情報保護モードは、送信時の設定、相手がGmailを使っているかどうか等で、操作や動きが異なります。ここでは、最もシンプルな使い方を紹介します。

情報保護モードを有効にしてメールを送信する


まずは、情報保護モードを有効にしてメールを送信する手順を説明します。2段階認証は使わない方法です。

▼メール作成のウィンドウで宛先や件名、本文を設定したら、[情報保護モードをオン/オフする]をクリックする。



▼有効期限の表示をクリックする。



▼リストから有効期限を設定する。ここでは「有効期限まであと1日」を選択する。



▼[SMSパスコードを使用しない]を指定し、[保存]をクリックする。なお、SMSパスコードは2段階認証でセキュリティを強化したいとき利用する。


▼[送信]をクリックしてメールを送信する。


情報保護モードで送られたメールを受信する(Gmail→Gmail)


情報保護モードで送られたメールをGmailで受信する場合は、以下のような手順になります。

▼受信したメールを開く。このようなメッセージが表示されるので、[メールを表示]をクリックする。



▼別のタブにメールの内容が表示される。


情報保護モードで送られたメールを受信する(Gmail→非Gmail:Yahoo!メールとか)


情報保護モードのメールが、Gmail以外のアカウントに送られた場合は、少し手順が異なります。

▼受信したメールを開く。このようなメッセージが表示されたら[メールを表示]をクリックする。



▼[パスコードを送信]をクリックする。


▼同じアドレスに6桁のパスコードが送信されるので、それを確認して入力し、[送信]をクリックする。


▼メールの内容が表示される。


なぜ、パスコードの送信が必要かというと、Gmailで受信する場合は、Googleアカウントにログインしているはずなので認証を1つクリアしているのに対し、非Gmailの場合はそれがないからだと思います。

なお、情報保護モードで送ったメールの期限が切れると、メールを表示しようとすると、次のようなメッセージが表示されます。なるほど、ビジネスで機密情報をやりとりするときには、なかなか使えそうな機能ですね。

▼期限の切れたメールを表示しようとすると、このようなメッセージが表示される。



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